Lo más difícil a la hora de realizar un evento es sobrellevar los imprevistos y superar las expectativas del cliente.
Pero nada que una buena organización, margen de maniobra y experiencia no puedan solucionar.
Organizar un evento implica no solo la estipulación del presupuesto, la temática y la locación. Organizar un evento implica ir un paso más allá de lo calculado para que los improvistos no te tomen por sorpresa.
Comencemos recordando que cada evento es único e irrepetible, por lo que el tiempo es clave para un buena planificación.
Al tener una fecha y un plan de acción para dicho evento, tendremos garantizado un margen de maniobra que puede ser utilizado a nuestro favor.
Lo segundo y no menos importante es buscar, seleccionar y apartar o pagar la locación adecuada para el evento. Porque Sin locación, no hay evento.
¿Qué debemos tener en cuenta para elegir la locación adecuada?
Una buena ubicación que cuente con un fácil acceso, segura, con buena infraestructura y un lobby de entrada amplio que permitirá que los invitados socialicen en un lugar diferente al del evento mientras las expectativas empiezan a aumentar en los invitados.
Contar con un excelente personal de servicio es clave. Si no tenemos buena seguridad, buena música y/o mesoneros, los invitados no se sentirán del todo cómodos.
Un área de estacionamiento adecuado y cómodo para todos los invitados. Nada más tortuoso que hacer fila al salir de un evento.
El área principal o salón de reunión debe ser espacioso y de fácil acceso para evitar la sensación de encierro y dificultad de movimiento.
Es por eso que te regalamos unos tips:
–Procura que el salón cuente con un mínimo de 4 metros de alto.
–Debes tener espacio suficiente para la circulación peatonal, área de baile y ubicación adecuada de las mesas.
Muchas veces olvidamos el pequeño detalle de los aseos, su dimensión y la cercanía al salón.
Hacer que tus invitados caminen muchos metros para llegar al área tan elemental como los baños es sin duda un red flag.
Las comidas y bebidas son fundamentales. Mantener a tus invitados saciados y listos para continuar el evento es vital. De ellos depende el éxito del evento.
Parecería superficial pero la decoración y el montaje técnico puede transformar una idea en un ambiente innovador.
¡Ajá! y ¿Cómo llegará la gente a tu evento?
Pues, con las invitaciones que deben ser enviadas con un margen de 3 semanas (o 2 semanas y medias) para garantizar que tus invitados organicen su agenda y asistan a tu reunión.
Una vez tengamos todas estas variables sobre la mesa fríamente calculadas, comienza lo interesante: la estructura y división del evento.
¿Cómo lo hacemos?
- APERTURA, GRAN COMIENZO O ABRE BOCA.
Es un espacio para recibir a tus invitados e invitarlos a relajarse y olvidar la rutina del día para dar pie a la diversión del evento.
- CUERPO DEL EVENTO.
Es el momento donde el telón se abre y comienza la acción.
El host o presentador del evento procede a dar la bienvenida y romper un poco el hielo con sus invitados
- SOCIALIZACION Y COCTEL.
En este punto estamos a la mitad del evento. El momento donde todo esta marcha. La gente se encuentra divirtiéndose, aprovechando de los beneficios como: la comida, bebidas, música en vivo, presentaciones y más.
- CIERRE DEL EVENTO.
Aunque estemos hablando del cierre, no es lo más sencillo. Ya que si no terminamos la reunión de una forma eficiente, “puedes destruir con los pies lo que construiste con las manos”.
Por eso te recomendamos agradecer a cada una de las personas que asistieron a tu evento con algún detalle para que recuerden de una forma original, su asistencia a tu evento.
¿Ven por qué se requiere asistencia de profesionales en el área para hacer un evento memorable?
