A medida que las líneas entre el trabajo y la vida personal parecen cada vez más borrosas, la gestión del tiempo se ha convertido en una habilidad crucial para los profesionales de todas las industrias. Dado que la tecnología desempeña un papel tan importante en todos los aspectos de nuestra vida, es fácil perder la noción del tiempo mientras te concentras en crear un sitio web o navegar por las redes sociales. Y, por supuesto, solo tiene sentido que recurramos a la tecnología mientras luchamos por mantener nuestros horarios. Seguramente hay una manera de delegar, acelerar, automatizar o posiblemente evitar algunas de sus tareas diarias.
Existen numerosas herramientas de gestión del tiempo en el trabajo que pueden ser realmente útiles según lo que necesites y aca te mencionamos algunas de ellas:
- Google Calendar, para organizar tu tiempo:
Planifica y haz una lista de tareas diariamente e indica el tiempo que les vas a dedicar. De esta forma sabrás cuánto tiempo te roban algunas tareas menores y en cuáles debes poner el foco. Es importante que la planificación que hagas sea realista y no pretendas abarcar más tareas de las que, realmente, puedes asumir.
Esta herramienta ayudará a administrar el tiempo de la mejor manera y evitar cualquier olvido con las notificaciones personalizadas, que avisarán de los eventos, reuniones u otras tareas que estén planificadas para cada día.
Además, es una aplicación que se puede instalar en cualquier dispositivo, lo que permitirá tenerla siempre a mano. Pero no solo eso, sino que cuenta con otras ventajas como diseñar un calendario propio, crear varios calendarios compartidos, agregar otros productos de Google e incluso trabajar sin conexión.
- Evernote, para evitar perder información:
Es una herramienta estupenda si lo que buscamos es tenerlo todo apuntado. Desde temas personales puntuales hasta imágenes o pdf, pues también tenemos la oportunidad de adjuntar cualquier archivo. Entre sus ventajas se encuentran la opción de compartir las notas con otras personas, la sincronización en línea y las copias de seguridad para no perderse nada.
Evernote además se puede integrar con otras aplicaciones como Google Drive, Outlook, Salesforce y Slack. Revisa todas la funciones de Evernote y pruébala gratis.
- Asana y Trello, para organizar tus tareas y prioridades:
Son herramientas tremendamente útiles si lo que buscamos es organizar las tareas de un equipo. La informaciónse organiza en columnas y estas se pueden adaptar a las necesidades del proyecto o la empresa. Por ejemplo, se puede dedicar la primera columna a ideas generales, la segunda a las tareas concretas pendientes de hacer, la tercera para las que están en curso y la cuarta para las acabadas.
En estas columnas se ponen «tarjetas», que fundamentalmente son recuadros en los que se pone la tarea con su descripción, la persona responsable de llevarla a cabo, la fecha límite y toda la información, así como archivos adjuntos, comentarios y más.
Con Asana podremos extraer informes del proyecto, integrar los equipos y ver cómo evoluciona. Eso sí, su coste no es barato, 24,99 euros por usuario si se factura al año.
- Rescue time, y deja de malgastar tiempo:
Una herramienta estupenda para descubrir cuáles son las tareas que más tiempo nos consumen y en qué invertimos el tiempo a lo largo del día. Su principal función es esa: medir cuánto tiempo se dedica a cada actividad.
Con los resultados elabora un informe semanal y permite bloquear aquellas páginas que más distraen. Es compatible con todos los navegadores y sistemas operativos. Rescue Time no es gratis, pero tiene una versión de prueba gratuita de 14 días.
- Google Keep, que ninguna idea se pierda por el camino:
Quizás no conocías esta aplicación de Google pero cuando la descubras no dejarás de usarla. Se trata de una aplicación que te permitirá organizarte mucho mejor y sobre todo evitar que se te escape cualquier cosa que se te pase por la cabeza. ¿Un email? ¿Un teléfono? ¿Recoger el traje de la tintorería?
Además puedes tenerla en tu ordenador a través de la extensión Google Keep: notas y listas pero también puedes descargarla en tu móvil . Es gratis y te permite incluso grabar notas de voz que transcribirá para que puedas leerlas más tarde.
Utilizar estas herramientas de una forma óptima nos ayudará a mejorar la gestión de nuestro tiempo, priorizar tareas y aumentar la productividad. No debemos olvidar tampoco que, en la medida de lo posible, se han de delegar tareas para rentabilizar mucho mejor el tiempo y no desperdiciarlo. Porque el tiempo es la cosa más valiosa que una persona puede gastar.
