La buena organización de eventos corporativos es esencial para el crecimiento de una empresa debido a que se mejora la visibilidad de la marca, educa a los clientes, agasaja y compromete a los colaboradores, genera oportunidades únicas de networking con los principales stakeholders; y enriquece la experiencia de vinculación con la marca para los usuarios de la misma. Y todo esto tiene, directa o indirectamente, un impacto en las ventas y los resultados financieros de la empresa.
Hasta antes de la pandemia, estudios serios confirmaban que cerca de 90% de los profesionales del marketing apostaban por los eventos como estrategia de awareness y crecimiento. Las circunstancias del confinamiento y la recesión económica posterior a la reapertura de los mercados no ha permitido que el nivel de actividad se recupere a niveles de 2019, pero sin duda la apuesta por los eventos -en franca recuperación- se mantiene como arma estratégica de visibilización, construcción de reputación, engagement y fidelización.
Con más de 20 años produciendo eventos para colaboradores y directivos, prensa, audiencias institucionales y gubernamentales, clientes y usarios; compartimos las 6 claves para lograr un evento corporativo exitoso que siguen más vigentes que nunca:
1) TENER CLARO EL OBJETIVO Y EL TARGET:
No es lo mismo producir un evento informativo pra divulgación a periodistas e influenciadores en la opinión pública, que un evento social para celebrar, con los colaboradores, el fin de un año lleno de logros. El objetivo y la audiencia (con sus características sociodemográficas y psicográficas) son claves para definir todo lo que viene después: venue, concepto y formato, especificaciones técnicas y tecnológicas, etc.
2) EQUILIBRAR LA RELACIÓN EXPECTATIVAS VS REALIDAD:
Esto es muy importante e implica hacer las preguntas correctas y escuchar al cliente, para entender cuál es la cultura de la empresa (especialmente si no hemos trabajado con ellos antes), cuáles son los requerimientos mandatorios para el evento en términos de comunicación, branding, lo que se puede y no se puede hacer; quiénes intervendrán por la organización, qué tipo de talentos y venues prefieren, cuál es el rango de presupuesto disponible, etc. No es viable hacer una excursión al Everest con el presupuesto de un day trip a la playa ¿cierto?
3) LA COMUNICACIÓN ES CLAVE PARA LA ASISTENCIA Y LA EXPERIENCIA:
Dos objetivos de un evento corporativo son: lograr asistencia y comunicar lo que es necesario para la empresa durante el tiempo del evento. Y para lograrlos es fundamental trazar una estrategia de comunicación que defina mensajes, tono y formatos pre-evento (para generar expectativas y deseabilidad de asistir), durante el evento (para maximizar la experiencia y aprovechar esa audiencia cautiva) y post evento (para sellar la recordación)
4) CREA UNA EXPERIENCIA DIGNA DE RECORDARSE:
La estrategia de marketing experiencial durante el evento es esencial para lograr que sea positivamente memorable, porque lo que atesoramos en el corazón y la memoria nos acerca positivamente a las marcas que me permitieron vivirlo. Y esto va desde la elección del concepto temático, hasta el banding del espacio, las experiencias de entretenimiento, gamificación, gastronomia y las posibilidades de interacción de lo asistentes entre sí y con la marca.
5) CATERING Y BEBIDAS ALINEADOS CON EL TIPO DE EXPERIENCIA:
Especialmente en nuestras culturas latinas cualquier tipo de encuentro con un ángulo social se espera que venga acompañado de comidas y bebidas, y si son mal elegidas eso afecta la percepción de los sistentes sobre la marca, aunque todo lo demás haya estado muy bien. La elección de las mismas debe definirse en función del venue y la hora (aire libre, o cerrado, playa o montaña, día o noche), el perfil de los asistentes, el tipo de evento (informativo, celebrativo, etc) y de la duración del evento. Por supuesto aquí el presupuesto es un habilitador o una limitante, pues este rubro junto con el venue suele llevarse hasta el 80% de la inversión en el evento.
6) EL EVENTO NO SE TERMINA CUANDO SE VAN LOS ASISTENTES:
Técnicamente si, pero Internet y las redes sociales nos permiten alargar la experiencia en el tiempo, brindando recuerdos de los momentos más relevantes incluso luego de finalizado el evento. La idea es perdurar en la memoria, así que considera que recuerdos útiles pueden llevarse los invitados de tu evento o cómo puedes hacer que los revivan.
